¿A cuántas reuniones internas, de brainstorming, con clientes o proveedores asistes al cabo de la semana? ¿Y clases, conferencias o eventos en los que tienes que tomar notas? Tomar notas es algo que hacemos todos los días. Y al igual que ocurre con las reuniones, (por lo general) nadie nos ha enseñado a hacerlo bien.
Y creo que cualquier profesional debe poner cuidado en esto. Porque es un gesto que repites a diario, tiene que ver con tu trabajo y si lo haces de forma eficiente puede facilitarte mucho las cosas. ¿Cómo lo hago yo? Déjame contarte cinco sencillas claves.
1. Elige papel o aplicación
¿Un bloc de notas o una aplicación en mi portátil? Eso sólo lo puedes decidir tú. Depende de tus necesidades más que de tus costumbres. Si vas a necesitar acceder a las notas desde cualquier sitio o momento, si las tienes que compartir con otras personas o si vas estar volviendo sobre ellas para modificarlas, una aplicación (sincronizada) es la mejor opción.
Elijas lo que elijas, asegúrate de que al menos cumple estos dos requisitos:
- Puedes anotar cualquier cosa de forma ágil y cómoda.
- Te permite revisar e interpretar las notas rápidamente.
2. Anotar no es escribir
No se trata de taquigrafía sino de recoger lo más importante, las ideas o propuestas más relevantes, lo que te atañe a ti o lo que tienes que hacer tú. A la hora de tomar notas hay que escuchar, filtrar y elegir.
La clave es estar MUY atento al interlocutor. Qué dice, cómo lo dice y sobre todo dónde hace énfasis. Sus pausas, los ejemplos que pone… Es esencial decidir de entre todo lo que está diciendo, qué conceptos son los más importantes para destacarlos en las notas.
Si estás atento a lo que dice, sobre la marcha podrás Seleccionar -> Sintetizar -> Anotar en tu bloc de notas.
3. Utiliza Símbolos o Acrónimos
No todo lo que anotas en tu libreta tiene el mismo significado ni la misma importancia. Distinguirlo es tan sencillo como identificarlo con un símbolo. Una representación gráfica que visualmente te ayudará a interpretar qué hay detrás de ese párrafo sin necesidad de leerlo.
Por ejemplo yo utilizo estos símbolos:
- [ ]: Acciones o Tareas.
- *: Datos importantes.
- !: Recordatorios.
- @: Asignar a… (una tarea para otra persona).
- #: Referencias o Investigar.
Para mí los símbolos es el sistema más ágil pero hay personas que en su lugar utilizan acrónimos. Decide qué es lo más cómodo y eficaz para ti.
4. Adopta un sistema de Cuadrantes
Complementariamente a los símbolos, también puedes distinguir y ordenar sobre la marcha tus notas dividiendo la hoja en cuatro cuadrantes (pintándolos o descargando PDFs ya preparados para ello). De ese modo, todo lo que pongas en unos y otros, tendrá un significado distinto. Por ejemplo:
- Primer cuadrante:: Ideas.
- Segundo cuadrante: Tareas.
- Tercer cuadrante: Asignar a…
- Cuarto cuadrante: Investigar.
Así, con un solo y rápido vistazo de tu hoja de papel, sabrás qué cosas aportó el cliente, qué cosas tienes que hacer tú o qué cosas tienes que asignar a otra persona o analizar a posteriori.
5. Revisa tus notas inmediatamente
Tomar notas no vale para nada si luego no haces algo con ellas. Lo mejor es “procesarlas” en cuanto puedas, cuando las palabras y gestos de la reunión o la clase todavía no se han enfriado.
El hecho de haber clasificado y ordenado sobre la marcha tus notas te facilitará mucho el trabajo, sabrás qué hacer con ellas y decidirás rápidamente por dónde empezar.
Recuerda, la Productividad Personal son pequeños y sencillos gestos en apariencia poco importantes que cambian cosas importantes. Las que tienen que ver con tu trabajo y con tu vida.
Redirigido de Think Wasabi
Escrito por Berto Pena
