Cómo evitar que tu bandeja de entrada se sature

5 abril 2011

Casi en todos los casos en los que se cuenta con una cuenta de correo de nuestra empresa, ésta se va a ver llena de mensajes “con copia” que pueden exhibir desde respuestas de “enterado”, hasta correos que de verdad no nos corresponden. Aquí hay algunos consejos para mantener nuestra bandeja de entrada un poco más ordenada y limpia.

1. Di no a las suscripciones. Hay miles de sitios que ofrecen enviarnos sus boletines semanales o mensuales. Si no son necesarios o no tenemos el tiempo de leerlos, no hay razón alguna para seguir recibiéndolos.
2. Desactiva los mensajes bacn. Bacn son todos esos mensajes de Twitter, Facebook y demás redes sociales que no cuentan como spam porque nosotros mismos hemos decidido recibir estas notificaciones. La mayoría de las veces, son anuncios que nos da el mismo sitio al ingresar a éste, por lo que no son absolutamente necesarias.
3. Usa RSS. Si puedes recibir la información que necesitas vía RSS, lo mejor es considerar mover las suscripciones a las que nos hemos unido hacia un reader de RSS. El de Google es muy eficiente y fácil de usar.
4. Usa filtros y reglas. Para todos esos mensajes que no vamos a leer inmediatamente, podemos poner reglas en nuestro correo para que éstos vayan directamente a carpetas designadas y no necesariamente estén en la bandeja de entrada todo el tiempo.
5. Usa colores. Usar colores como códigos siempre ayuda a saber qué es lo que tenemos que responder inmediatamente y qué es lo que puede esperar. También indexar los mensajes en colores bajo categorías como los blogs en azul, mensajes personales en rojo, etc., ayuda a mantener el orden.
6. Haz una lista de pendientes. Esta es una excelente opción para eliminar muchos mensajes que sabemos que contienen pendientes. Simplemente los eliminaremos y pasaremos el contenido a una lista de pendientes externa. En Mac existe una aplicación gratuita llamada Anxiety, es muy recomendable para este tipo de uso.
7. Desactiva las notificaciones de correo. En casi todos los casos, lo único que causa el tener este tipo de notificaciones es que no nos podamos concentrar en lo que estamos haciendo y tengamos la sensación de que tenemos muchísimas cosas que hacer todo el tiempo. Cada notificación es un “Algo más que revisar/leer”, así que, si no te son completamente necesarias, es mejor desactivarlas.
8. Reduce tus mensajes enviados. Mientras más mensajes envíes, más vas a recibir. Sean de “recibido”, “enterado” o demás, es un hecho que el recibir correos nos alienta a enviar o responder. Si puedes resolver problemas haciendo una llamada o con algún otro medio, inténtalo, y verás cómo tu cantidad de mensajes recibidos se verá reducido.

¿Cuál es otra buena manera de evitar que la bandeja de entrada se sature?

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